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Accounts Payable

Hours

8:00 AM – 5:00 PM (CST), Monday – Friday

accountspayable@softqatest.net

Christy Motley

  • Accounts Payable Supervisor
  • 850.474.3046   
  • Reclassifying P-Card Charges, Stipends, Commodity and Account Codes, Wire Transfers, Stop Payment Requests

Lisa Warren

  • Accounts Payable Accountant
  • 850.474.3143
  • Journal Entries, Employee Direct Pay Requests, Purchase Order Invoices and Payments, Vendor and Student Direct Pay Requests, Monthly Leases, Memberships

应付账款部门为ag娱乐官网的财务总监办公室提供重要的支持功能，并负责向大学的供应商支付发票, which includes, but is not limited to, payments for goods and services to the University, reimbursements to UWF staff and students, establish temporary change funds, payment of stipends, processing international wire transfers, and payments to other Florida state agencies. 

应付账款部门的目标是提供及时和准确的供应商付款按照大学和佛罗里达州的规则和规定，管理供应商付款. At the same time, we strive to provide prompt, accurate, 为所有UWF员工提供专业和礼貌的客户服务, faculty, students, and University vendors.

我使用直接付款申请的目的是什么?最高金额限额是多少?这些表格在哪里?

The Direct Pay Request (DPR)是指一次性购买少于1,000美元的允许商品和服务.00.  Please review the  Direct Pay Guidelines‌.

什么是咨询和专业服务(C&PS) Form used for and where is it located?

A Consulting and Professional Services (C&PS)与专业人士签订咨询或个人服务合同时，需要表格或合同. 如果提供服务的个人是ag娱乐官网的雇员, do not fill out this form; but instead process an Action Sheet and contact the Office of Human Resources (OHR). For complete information, refer to the C&PS Form Instructions (pdf).

Access the C&PS Form (pdf).

适用于独立承建商/顾问而非联合基金雇员的个人, and the cost is less than $1,000, fill out the C&PS Form in lieu of a Direct Pay Request Form. 将填妥的表格送交财务总监办公室的应付帐款，以便开立支票. If the cost is $1,000 or more, submit a Banner Requisition; fill out the CP&S form; and, send as an attachment referencing the Banner Requisition number.

我如何将个人或企业添加到Banner进行支付?

所有发出采购订单(PO)或通过直接支付付款的供应商必须完成在线供应商注册流程. 在线注册包括符合联邦要求的必要认证. 所有PO或Direct Pay供应商必须完成在线注册流程，以便处理付款。.

NOTE: If vendor does not have access to internet, 他们可以向采购和合同部门提供W-9表格(通过传真至850-474-2090)，采购部门也可以进行人工登记.

The PCard and Student Vendor Registration 是否只有UWF员工使用内部在线流程. 此过程仅用于输入PCard和学生供应商. 当输入PCard供应商时，不需要供应商的9位数FEI(税号).

如果您有任何问题没有在这里涉及，或者如果您有其他问题，需要帮助, please call Christy Motley in Accounts Payable at (850) 474-3046.

我应该把发票寄到哪里，以便在采购订单上付款?

请将所有发票寄给应付账款，并在发票上注明以下批注:

  • "OK to pay";
  • Date the invoice is being approved for payment; and,
  • Signature of person approving payment.

应付帐款必须有原件存档. 请确保该部门也制作并保存一份文件的副本作为他们的档案.

当在采购订单(PO)上向个人付款时，我必须做些什么才能让他们付款?

A Consulting and Professional Services (C&PS)与个人/专业人士签订咨询或个人服务合同时，需要填写此表格. The C&应填写PS表格，并将原件寄至应付帐款. Email a copy of the C&PS Form to Procurement and Contracts (procurement@softqatest.net)，并在主题栏内引用横幅申请编号. For complete information, refer to the C&PS Form Instructions.

我知道已经向供应商发出了采购订单(PO), 但是我找部门活动报告时，没有看到这笔付款. 我应该联系谁看看为什么没有付款?

请与应付账款部门的Lisa Warren联系，看看她是否收到了供应商的发票. 没有部门的书面批准，应付帐款不支付任何发票. 也有可能发票没有直接寄给财务主任办公室.

当所有的商品已经收到，服务已经完成并支付，采购订单上还有余额时，我该怎么做?

在与应付账款核实采购订单(PO)上的所有款项已支付后:

  • email Procurement and Contracts and give them the Purchase Order Number;
  • 要求他们关闭采购订单，将剩余的资金释放到他们被拖累的指数中.  

如果与供应商就所提供的服务或所收到的商品有争议，我该怎么做?

Contact Lisa Warren at 850.474.3143 or Christy Motley at 850.474.3046 and let them know the situation. 如果卖家打电话要求付款，他们会知道如何处理这种情况.

如果我想退回采购订单(PO)上的任何物品，我该联系谁?

There is a 将商品退还给供应商表格和说明 available on Procurement's internal web site.

如果发票总金额超过采购订单金额的10%，我该怎么办?

需要将新发票金额的变更单提交给采购部门 & 合同，这样他们可以增加采购订单.  After you have done so, 请通知Lisa Warren，让她知道变更订单已经提交，并向她发送支付发票的确认.

如果您有任何问题没有在这里涉及，或者如果您有其他问题，需要帮助, please call Lisa Warren at 474-3143.